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Secrétaires : vos missions au quotidien vignette-fondamentauxe-Learning

Objectifs

  • Maîtriser les techniques indispensables à l’exercice du secrétariat aujourd’hui.
  • Acquérir des compétences clés : organisation, gestion du temps, classement, expression écrite et orale.
  • Adopter d’emblée un comportement professionnel et savoir se positionner dans son rôle.
  • Développer l’autonomie et la confiance en soi dans la réalisation de ses tâches.

Participants / Prérequis

Secrétaires débutantes. Toute personne en reconversion au secrétariat. Prérequis : aucun.

Thèmes traités

Situer la fonction de secrétaire

  • Définir son rôle, ses missions.
  • Identifier les compétences à mettre en œuvre dans sa fonction.

Organiser ses activités

  • Suivre plusieurs activités simultanées.
  • Organiser les réunions, les déplacements.

Prendre ou passer le « relais » à une collègue

  • S’accorder sur des pratiques communes.
  • Créer le guide des procédures « secrétariat ».

Coopérer en équipe

  • Établir des relations de partenariat.
  • Aborder de façon constructive les situations conflictuelles.

Classer avec méthode

  • Utiliser la méthode adaptée aux besoins des utilisateurs.
  • Connaître les règles en matière de conservation de documents.
  • Mettre en place un plan de classement évolutif.

S’organiser avec la micro-informatique

  • Organiser le classement électronique des documents.
  • Élaborer des applications communes :
    • base de gestion documentaire,
    • planning,
    • enregistrement du courrier,
    • gestion des adresses…

Rédiger lettre, e-mail, fax

  • Structurer ses écrits et gagner du temps.
  • Soigner le style.

Communiquer en face à face

  • Écouter, proposer, être assertif, reformuler.
  • Recevoir une directive et créer la confiance.
  • Savoir exposer des informations et prendre la parole en public.

Développer de bonnes pratiques téléphoniques

  • Faire bonne impression.
  • Traiter l’appel avec amabilité, concision et rigueur.
  • Conclure l’entretien.

Prendre efficacement des messages

  • Utiliser les techniques de questionnement.
  • Prendre des notes pertinentes.

Gérer les appels difficiles

  • Savoir filtrer et faire barrage.
  • Gérer les interlocuteurs mécontents, insistants.

Méthodes pédagogiques / Points forts du stage

Ce module aborde l’ensemble des tâches du métier de secrétaire. Pratique et interactif, il vous permettra d’actualiser vos  d’un métier qui a évolué avec l’avènement des Technologies de l’Information et de la Communication (TIC).

Il propose aux participants d’expérimenter différents outils, en lien avec leur réalité professionnelle : schéma heuristique, check-list, outils de planification court et moyen terme, grille de décodage des profils de personnalités, fiches mémos des règles du protocole et de préséance.

Formation 100 % elearning

Un espace personnel, disponible en libre accès pour la durée du parcours, permettra au participant de cheminer de manière encadrée (administrateur ; modérateur ; formateur). Pour ce faire, en amont de la formation, le participant est invité à réfléchir sur ses difficultés-facilités-attentes, par le biais d’un questionnaire en ligne et d’exercices à réaliser, via ses différents supports (ordinateur, tablette, smartphone).

Élaborés sur une logique d’accompagnement,  les modules « e-learning » sont composés d’un cours 100% à distance, de classes virtuelles, de documents annexes, de vidéos, de cas pratiques et d’exercices.

De nombreux modèles de documents de référence sont transmis : tableaux de bord partagés, autodiagnostic des compétences organisationnelles, check-list opérationnelle, plan de classement.

Les exercices pédagogiques, adaptés au secteur d’activité du stagiaire, font le lien entre la théorie et la pratique professionnelle pour en valider l’acquisition.

Ils permettent de s’entraîner tout au long du parcours, d’intégrer progressivement et d’une façon ludique.

D’une durée variable en fonction du sujet, les cours 100% à distance permettre de se former à son rythme et sans se déplacer. Avec la possibilité d’accéder à tout moment à un forum en ligne, le participant pourra questionner son formateur et recevra un accusé de réception du modérateur-administrateur sous 7h (la réponse du formateur, au plus tard sous 24h).

En plus de son tableau de bord lui permettant de suivre son évolution dans l’apprentissage, le stagiaire aura également à évaluer son parcours à distance.

Des évaluations formatives jalonneront la formation, dont l’issue sera validée par un test de connaissances (QCM).

Infos pratiques

Durée : 7H elearning
Coût HT : 430 €
Tarif de groupe : nous consulter

Dates

A définir

Lieu

A distance
 

Les intervenants

Mylène VISNELDA, formatrice-coach en communication, management & RH

Témoignages

Aucun

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Opcalia;        Agefos         Arfobat         Autre merci de préciser :        


Mon entreprise a souscrit un contrat de partenariat commercial OUI    NON

1 participant(s) x prix unitaire HT : 430 €

Prix total HT : 430

TVA : 36.55

Prix total TTC : 466.55

Tarif dégressif pour plusieurs thèmes : nous consulter

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Toute inscription non annulée 15 jours avant la date du début du stage est considérée comme définitive. Les remplacements sont acceptés à tout moment.

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