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Assistant(e)/ secrétaire de direction, optimisez votre fonction

Programme de la formation professionnelle :

Assistant(e) / secrétaire de direction, optimisez votre fonction

Programme mis à jour en : janvier 2022

Quels sont les objectifs de cette formation ?
  • Clarifier son rôle et son positionnement dans l’entreprise.
  • Améliorer ses techniques de communication et développer la synergie assistant(e)/manager.
  • Organiser des événements pour l’entreprise, du repas d’affaires au voyage à l’étranger.
  • Manager les équipes de secrétaires.

Durée : 14h
Coût HT : 920 €

A qui s'adresse cette formation ?

Elle s’adresse à tout(e) assistant(es) confirmé(es) souhaitant se hisser au rang d’assistantes de direction. Assistant(es) de PDG / DG / membres du directoire / conseils d’administration, souhaitant actualiser leurs pratiques professionnelles.

Nécessite-t-elle des prérequis ?

Cette formation ne nécessite pas de prérequis.

Quelles sont les méthodes pédagogiques mises en oeuvre ?

Les techniques d’animation seront actives. Elles se baseront sur des cas concrets apportés par le formateur et/ou les participants. Elles alterneront les apports de connaissances, des exemples réels (situations rencontrées par les participants ou le formateur). Les participants travailleront en particulier sur des études de cas pratiques et des mises en situation.

Quels sont les thèmes traités ?

Clarifier sa position dans l’entreprise

  • Définir les missions essentielles de l’assistante de
  • Identifier les enjeux et les codes de l’entreprise.
  • Comprendre les attentes du manager en termes d’organisation, de communication, d’aide à la décision.

S’impliquer et être force de proposition

  • Organiser et planifier pour son manager: agenda, rdv, appels téléphoniques, séminaires, voyages…
  • Gérer sa messagerie et celle de son manager.
  • Savoir rendre compte et alerter en cas de besoin.
  • Comprendre le vocabulaire financier de base utilisé dans son environnement quotidien.

Entretenir une collaboration de qualité

  • Maintenir un niveau de connaissances élevé : formation, culture générale, veille sociale…
  • Échanger dans un climat de confiance, en faisant preuve d’assertivité.
  • S’adapter aux différents types de personnalités, tout en gardant son intégrité.
  • Prendre conscience de son rôle d’interface et proposer une communication relationnelle.

Offrir une image professionnelle

  • Garantir, en toute occasion, une image conforme à son environnement professionnel.
  • Adopter un comportement mesuré : gestes, langage, voix…
  • Connaître les règles du protocole : accueil des personnalités, discours et comportement.
  • Connaître les salutations d’usage : présentations, règles, formules, attitudes….
  • Savoir s’exprimer en anglais pour faire des demandes ou accueillir ses interlocuteurs étrangers.

Organiser des repas d’affaires et séminaires

  • Assurer une organisation sans faille, quel que soit l’évènement, avec l’appui de « check-list ».
  • Connaître les règles de préséance (publiques et privées) et intégrer les différences culturelles dans le choix des repas.
  • Sélectionner les cadeaux d’affaires : que choisir en fonction des diverses origines culturelles et dans quel cas ne pas en faire.

Animer une équipe de secrétaires assistantes

  • Développer une relation de collaboration et de confiance mutuelle.
  • Piloter en s’appuyant sur les besoins motivationnels.
  • Définir des objectifs de travail clairs.
  • Favoriser la collaboration.

Organiser des réunions efficaces

  • Préparer un dossier pour son hiérarchique.
  • Prendre des notes pour un compte rendu de séance.
Quels sont les moyens pédagogiques utilisés ?

Un support de formation dématérialisé sera communiqué à l’ensemble des participants résumant l’intégralité de la formation suivie.

Si la formation se déroule en présentiel : l’intervenant est présent, ainsi que les participants. Par conséquent, comptez sur le respect des règles sanitaires en vigueur (distanciations, masques ainsi que le gel hydroalcoolique mis à disposition).

Si elle se fait en classe à distance :  Sésame Formation utilise l’outil Webex. Aucun logiciel n’est à installer.

Nous recommandons aux participants d’utiliser Chrome ou Firefox au lancement de la classe afin d’assurer une meilleure fluidité.

Nous mettons un modérateur sur la durée de la formation pour s’assurer des bonnes conditions de connexion de nos participants. En cas de besoin, il aidera les participants à régler les petits problèmes techniques.

Si cette  formation a lieu en présentiel par visio : l’intervenant est à distance, mais notre système de Visio nouvelle génération permet un rendu quasi identique au présentiel.

  • Le grand écran 4K UHD : La 4K vous apportera notamment un important confort visuel, une diminution considérable de la fatigue oculaire contrairement aux full HD.
  • La fonction Borne Interactive :  avec l’affichage dynamique, l’information transmise au public est immédiate et redoutablement efficace.
  • Le Tableau Blanc : Grâce au logiciel de tableau blanc intégré à l’écran, l’intervenant pourra donc écrire, gommer, intégrer des images, des vidéos, créer et gérer ses pages. En un clic, il pourra : imprimer ou bien exporter et partager  ses présentations avec les participants depuis l’écran.
  • La Visioconférence : Par l’intermédiaire de la visio « coretouch » est l’outil idéal pour la formation. La communication avec les participants passe par le contact visuel, ce qui se révèle être essentiel afin d’assurer la cohérence des échanges. Notre système de visioformation sur grand écran permet plus précisément d’ouvrir les portes du virtuel au monde réel. Profitez de cet accès à de nouvelles réalités, à de nouvelles opportunités ! Nous vous proposons ainsi une solution complète avec une qualité optimale.
 
Durée : 14h

Coût HT : 920 €

 

  • Les 14 et 15 novembre 2022

En fonction des places disponibles, pas de délai d'accès.

 

Pour vous inscrire, soit :

 

 
Dans les locaux de Sésame Formation, La Possession.
 
Notre plateforme de formation en ligne, nos locaux et nos partenaires hôteliers sont accessibles aux participants en situation de handicap. 

Pour toute demande, merci de contacter l'un de nos 2 référents handicaps qui prendra en compte vos besoins :
SADEYEN Armand
Chargé en communication digitale - 0262 22 32 93
asadeyen@sesame-formation.re

FONTAINE Christine

Responsable Qualité - 02 62 22 62 81
cfontaine@sesame-formation.re
 
Veuillez trouver le programme détaillé de votre formation :

Téléchargez le programme

 
 
Veuillez trouver le programme détaillé de votre formation :

 

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Tout d'abord, un questionnaire de préformation sera remis au candidat avant le démarrage de la formation. Le formateur évaluera les connaissances et compétences de chaque apprenant et réajustera ses modalités pédagogiques aux besoins.

Une évaluation sommative clôturera la formation afin de vérifier la bonne acquisition des objectifs de stage.

De plus, une évaluation de satisfaction à « chaud » puis une à « froid » à 2 mois seront à compléter par le participant pour nous faire part de son retour quant à la formation et à la mise en pratique des acquis dans son quotidien professionnel.

Par ailleurs, les évaluations seront transmises à travers un lien ou un QR code qui redirigera vers la plateforme « Drag'n Survey ». Cela nous permettra de réaliser des analyses de satisfaction ou d’obtention des résultats, de statistiques, de graphiques etc… en temps réel. 

La complétion de ces diverses évaluations sont obligatoires pour l'obtention de l'attestation de fin de formation.

 

⭐⭐⭐⭐⭐ Très satisfaite de cette formation.

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